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Cómo ser asistente virtual en 2024

Los asistentes virtuales son algunos de los trabajos más demandados ahora mismo gracias al rápido crecimiento de los negocios online.

Los propietarios y directivos se están dando cuenta de que no necesitan a alguien en una ciudad determinada o en nómina para realizar las tareas, así que buscan ayuda virtual.

Eso significa que tú (trabajando desde casa o donde quieras) puedes ser la persona perfecta para empresas de todo el mundo.

Prestar asistencia como persona de apoyo administrativo virtual significa hacer lo que las empresas necesitan a través de las herramientas online que utilizan.

En muchos casos, son tareas que ya sabes hacer y programas que utilizas ahora mismo. Ser asistente virtual no requiere una titulación superior ni mucha (o ninguna) experiencia.

¿Qué es un asistente virtual?

El primer paso para aprender a ser asistente virtual es determinar que es el puesto adecuado para ti.

Ser asistente virtual, también llamado VA (Virtual Assistant por sus siglas en inglés), significa que generalmente eres un trabajador autónomo que realiza tareas administrativas, técnicas y, a veces, de ventas o marketing para una empresa.

La parte “virtual” significa que todas tus actividades pueden realizarse en línea, lo que te permite trabajar desde cualquier lugar con una buena conexión a Internet.

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En la mayoría de los casos, las VAs prestan apoyo a los responsables de las empresas.

Esto puede significar llevar el calendario y la agenda diaria de alguien, responder a correos electrónicos, recopilar información sobre objetivos de ventas antes de las reuniones, e incluso cosas como encargar agua y aperitivos para su oficina física.

Algunos asistentes virtuales acaban haciendo un trabajo muy técnico.

Esto puede significar ejecutar varios programas para encontrar clientes potenciales y oportunidades de negocio, programar publicaciones en redes sociales y campañas de correo electrónico, realizar un seguimiento de las métricas de marketing o llevar la contabilidad.

Lo que hagas y cómo te especialices depende de ti, pero debes tener una idea del tipo de tareas con las que te sientes cómodo antes de solicitar un puesto de asistente virtual.‍

¿Qué servicios presta un asistente virtual?‍

A los asistentes virtuales se les puede pedir que realicen todo tipo de tareas para sus clientes. A veces realizarás algunas tareas específicas sólo para un propietario o gerente.

En otros casos, puedes desempeñar un papel vital en las funciones principales de la empresa y sentirte parte del equipo.

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Ser asistente virtual te permite ser flexible y experimentar muchos tipos de entornos distintos, para luego centrarte en los que más te gusten.

He aquí algunas de las especialidades más comunes que incluye el papel de VA:

Trabajo administrativo general

Tareas administrativas como gestionar un calendario, clasificar correos electrónicos, responder llamadas telefónicas, concertar citas y otras tareas que realizan los asistentes in situ.

Gestión de proyectos

Algunas VAs dirigen proyectos para empresarios. Esto significa que celebrarás reuniones, pedirás actualizaciones a los miembros del equipo y crearás informes sobre el progreso de un proyecto.

También puedes tener cierta responsabilidad en que los proyectos se ajusten a los plazos o al presupuesto.

Contabilidad

El apoyo financiero es vital para toda empresa. Las empresas más pequeñas y las que utilizan VAs suelen necesitar ayuda para procesar pagos, comprobar gastos, verificar nóminas y crear estados presupuestarios periódicos.

Si se te dan bien los números y los negocios, éste puede ser un lugar adecuado para empezar.

Facturación

Las empresas suelen necesitar ayuda para facturar a sus clientes.

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En estas funciones, una VA creará las facturas utilizando la plataforma de software de la empresa, verificará cada factura, las enviará y ayudará a procesar los pagos y a registrarlos cuando se complete un pago.

Bloguear y escribir

A veces, también escribirás el contenido que investigues. Esto suele hacerse en forma de entradas de blog, pero también se puede recurrir a las VA para que escriban páginas web y otros contenidos.

Atención al cliente

Responder a preguntas frecuentes, buscar datos de los clientes, tomar mensajes y, en general, ayudar son tareas que la mayoría de los asistentes virtuales autónomos realizan con regularidad.

Introducción de datos

La introducción de datos suele ser un trabajo administrativo en el que organizas y tecleas información.

A veces puede tratarse del registro o mecanografiado general de información y en otros casos puedes tener tareas más detalladas en las que necesitas analizar la información que estás leyendo.

¿Cuánto ganan los asistentes virtuales?

Los salarios y las tarifas por hora de los asistentes virtuales autónomos varían mucho. Para muchos trabajos y habilidades básicas, como la introducción de datos, es probable que empieces entre 7 y 10 € por hora.

Podrás encontrar muchos de estos trabajos a medida que te conviertas en asistente virtual, pero también puedes aumentar tu tarifa muy rápidamente a medida que te especialices.

billetes monedas euros

Las VAs pueden cobrar entre 10 y 20 € por hora por trabajos más avanzados como atención al cliente, gestión del correo electrónico, administración de WordPress y más.

Las tarifas más elevadas para los asistentes administrativos autónomos rondan los 30 a 35 € por hora, aunque algunos expertos pueden encontrar mucho trabajo por más.

En EE.UU., el asistente virtual medio gana 18,89 $ la hora. Sin embargo, trabajando como autónomo podrás trabajar para clientes de cualquier parte del mundo. A menudo, los clientes de ciudades y países más caros pueden permitirse pagar tarifas más altas.

¿Cuáles son los servicios de asistente virtual más demandados?

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Hojeando las ofertas de empleo actuales, hemos descubierto que estas siete tareas y requisitos son algunos de los servicios más demandados por los asistentes virtuales autónomos y los asistentes administrativos virtuales:

Llamadas en frío

La llamada en frío es cuando llamas a la gente para intentar que se interesen por un producto o servicio. Lo que la hace “fría” es que las personas a las que llamas no han expresado interés previamente. Es probable que hayas oído hablar de telemarketing.

En estos trabajos, normalmente harás muchas llamadas al día, seguirás un guión de ventas y tendrás un objetivo muy concreto, como “vender el producto X” o “conseguir que acepten ver una demostración”.

Para tener éxito, una VA tendrá que saber manejar bien el rechazo. Sin embargo, trabajar desde casa puede hacer que eso sea un poco más fácil.

Atender las llamadas de los clientes

Muchas empresas están externalizando sus teléfonos como tareas administrativas. Esto significa que tendrás un marcador o un número de teléfono y serás responsable de contestar cuando alguien llame.

Dependiendo de la empresa y de la llamada, puede que proporciones información a los clientes o que tengas que buscar detalles -como información sobre pedidos- para las personas que llamen. A menudo, dirigirás las llamadas a la persona correcta tras comprender la petición de la persona que llama.

Esto requiere una buena comprensión de los departamentos empresariales y la capacidad de pensar con los pies en la tierra.

Programación de clientes

Los propietarios de pequeñas empresas suelen contratar a asistentes virtuales para que les ayuden con algunas de sus tareas diarias. Una de las más importantes es programar reuniones, llamadas y seguimientos con los clientes.

Para estas tareas, generalmente te centrarás en la programación y tendrás que mirar primero el correo electrónico de la persona. Coges todas las solicitudes de reunión de sus correos electrónicos y las pones en un calendario.

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En trabajos avanzados, puede que tengas que asistir a la propia reunión para ayudar a programar la hora de las reuniones de seguimiento.

A menudo, también tendrás que ponerte en contacto con tu jefe para ver quién ha fijado una reunión de seguimiento o necesita fijarla. Entonces, te encargarás de contactar por correo electrónico o por teléfono e intentar programar la hora de ese cliente.

Gestión y mantenimiento de archivos

Muchas empresas necesitan personas organizadas que gestionen sus documentos y archivos para que todo el mundo en la empresa pueda encontrarlos.

Los asistentes virtuales son una gran ayuda en este caso.

Sus tareas consistirán en buscar rápidamente los documentos y ordenarlos en los lugares correctos.

También puede que tengas que cambiar el nombre de los archivos para que se ajusten a un estilo coherente.

¿Qué implica el mantenimiento de archivos?

El mantenimiento de los archivos implica buscar en carpetas o unidades compartidas, como OneDrive o Google Drive, para asegurarse de que todos los archivos están en el lugar correcto y tienen el nombre adecuado.

La atención a los detalles y la capacidad de seguir las instrucciones al pie de la letra son de gran ayuda para estas tareas.

Marketing en redes sociales

Casi todas las empresas necesitan tener presencia en las redes sociales, pero no todos los empresarios tienen tiempo para crearla. Así que te contratarán para crear y publicar contenidos en canales de redes sociales como Facebook e Instagram.

Estas publicaciones tienen que parecerse a la empresa y ser apropiadas. Cada empresa tendrá unos requisitos de estilo únicos, así que presta mucha atención.

Además de publicar para el marketing orgánico, también tendrás que crear publicaciones y anuncios en las redes sociales, y luego utilizar las plataformas publicitarias de esos servicios para publicar.

No sólo trabajarás con contenidos, sino también con presupuestos y métricas, por lo que un buen sentido del negocio y la capacidad de pensar estratégicamente pueden ayudarte a encontrar la combinación perfecta de contenidos para sacar el máximo partido al presupuesto de tu cliente.

Cómo convertirse en asistente virtual sin experiencia

Ser asistente virtual puede parecer mucho trabajo, pero en realidad sólo hay unos pocos pasos para empezar y encontrar ese primer cliente.

Tendrás que conocer las tareas a realizar y cómo hacerlas, luego configurar tu propia información empresarial y empezar a solicitar trabajos.

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Será rápido y muchos autónomos descubren que no es tan difícil como pensaban al principio.

Haz cursos de formación

Tienes que prepararte para trabajar como VA y dirigir tu negocio online.

El mejor lugar para empezar es encontrar alguna formación online centrada en las VAs.

Hay muchos cursos gratuitos y de pago y herramientas de capacitación a tu disposición ahora mismo.

Cuando encuentres alguno que te guste, busca reseñas o pregunta a otras VAs qué podría ayudarte.

A tener en cuenta

Considera la posibilidad de unirte a LinkedIn o a otros grupos de contactos para preguntar a personas que trabajan como asistentes administrativos virtuales sobre los cursos que han seguido.

Aprender de los expertos es una forma fantástica de adquirir las habilidades adecuadas y comprender lo que se espera de ti cuando consigas tu primer trabajo.

Determina el trabajo que te gusta y puedes hacer

Después de haber tomado una o dos clases y haber leído muchos blogs como éste, es hora de averiguar qué tareas de VA te gusta hacer y se te dan bien. Éstas constituyen un magnífico punto de partida en cuanto a los servicios que ofreces a los clientes.

Crea tu lista de tareas que harás y mira cómo están relacionadas. Si hay cosas que no puedes hacer, anótalo también. Te ayudará a evitar aceptar un proyecto en el que tendrás menos probabilidades de éxito.

hombre mirando pantalla ordenador

Cuando estés empezando, trabajarás en muchas cosas a la vez. Esto incluirá tu negocio y tu trabajo online, así como lo que haces para los clientes. Ceñirte a lo que se te da bien al principio te ayudará a rendir bien.

Calcula los precios que vas a cobrar

Los precios y las tarifas varían mucho en el mundo de las asistentes administrativas virtuales y las VA. Lo que ganes variará en función de las tareas que realices y del tamaño de tus clientes. El mejor punto de partida es fijarse en lo que cobran los demás.

Visita páginas que destaquen a los mejores asistentes virtuales autónomos o que muestren trabajos de VA donde puedas encontrar clientes online y ver lo que cobran los demás.

Pon un precio a tus servicios cercano al que veas en el mercado, para que los clientes estén dispuestos a darte una oportunidad y evites pedir una tarifa demasiado baja para mantener tu negocio a flote.

Recuerda que tus precios deben ser lo suficientemente altos como para ayudarte a cubrir los gastos de tu negocio y los gastos generales, además de otras cosas como la asistencia sanitaria si fuera necesaria.

Ser autónomo significa no tener vacaciones pagadas ni prestaciones, a menos que ganes lo suficiente para cubrir tú mismo esos gastos.

Crea una presencia online

Después de conocer tus preferencias y precios, tienes que compartirlos con el mundo.

El mejor lugar para empezar es crear un portafolio o currículum online para mostrar lo que has hecho en el pasado, las habilidades laborales relevantes y cualquier certificación que hayas obtenido en tus cursos de formación.

Tener un sitio web y presencia en las redes sociales puede facilitar mucho que la gente empiece a encontrarte.

Hay muchas opciones gratuitas para crear un sitio web y tu trabajo social debería incluir LinkedIn y Facebook. También hay plataformas como Upwork que te ofrecen un portafolio estándar y facilitan que los clientes te juzguen y vean lo que puedes hacer.

Empieza a solicitar trabajo

¡Ahora tienes que empezar a buscar esos clientes! Lo primero que hay que hacer es buscar en bolsas de trabajo empresas que lo necesiten. Algunos servicios como Upwork o Fiverr ayudan a contratar asistentes virtuales autónomos de inmediato.

En otros casos, puede que veas que una empresa quiere contratar a un asistente. En lugar de solicitar un puesto fijo, puedes enviar un correo electrónico al departamento de Recursos Humanos o al director de contrataciones y ofrecer tus servicios como asistente virtual.

hombre mirando movil

Esto te permitiría trabajar desde casa y controlar más tu jornada como autónomo, pero sin dejar de prestar a ese cliente los servicios que necesita.

Recuerda ser siempre profesional y receptivo. La gente quiere que te comuniques con rapidez y claridad, así que esperarán una respuesta rápida a cualquier llamada telefónica o correo electrónico que te envíen.